Après avoir complété les différentes cellules des
onglets "Evaluation" (ou "Séries
non-quotidiennes") vous obtenez une fiche détaillée
d'évaluation de vos besoins en CIQ, correspondant à des conditions
d'exploitation bien précises.
Vous avez alors la possibilité d'imprimer l'intégralité de cette fiche d'évaluation des
besoins, pour archivage dans votre SMQ, afin de vous y référer ultérieurement, et notamment si vous souhaitez revenir sur le détail des données saisies.
Cependant, la multitude de données présentes dans cette fiche d'évaluation ne rendrait pas forcement son utilisation des plus pratiques au quotidien. C'est pour cette raison qu'il est proposé la création de fiches spécifiques : "de paillasse" et "de stock".
Cependant, la multitude de données présentes dans cette fiche d'évaluation ne rendrait pas forcement son utilisation des plus pratiques au quotidien. C'est pour cette raison qu'il est proposé la création de fiches spécifiques : "de paillasse" et "de stock".
Pour générer automatiquement ces fiches, il vous suffit de cliquer sur le bouton "Fiche Paillasse+Stock" situé en haut à droite de l'onglet "Evaluation"
(ou "Séries
non-quotidiennes") avec lequel
vous venez d'effectuer l'évaluation des besoins.
Après un "bip", vous basculez
automatiquement sur l'onglet "F. Paillasse+Stock", face aux nouvelles fiches :
Fiche de Paillasse:
Pour vous assurer que les conditions d'exploitation seront bien respectées par les opérateurs (voir le blog à ce sujet.), vous avez intérêt à positionner, à proximité du(des) automate(s) concerné(s) par ce CIQ, une fiche de paillasse résumant les informations essentielles sur son exploitation.
Vous pouvez imprimer cette fiche en cliquant sur le bouton prévu à cet effet, ou bien la copier (Sélection + clic droit/copier OU Sélection + Ctrl-C) pour coller ses données dans un autre tableur EXCEL ou tout autre document propre au laboratoire.
En présence d'une variété importante de CIQ sur un même système, l'onglet "synthèse" peut vous être très utile...
Fiche de stock :
En présence d'une variété importante de CIQ sur un même système, l'onglet "synthèse" peut vous être très utile...
Fiche de stock :
Cette fiche résume les
informations essentielles à la gestion du stock de chaque référence de
CIQ. Elle est destinée à être positionnée dans le stock, à même les
coffrets de CIQ.
Cette fiche, est également générée automatiquement lorsque vous cliquez sur le bouton "Fiche Paillasse + Stock" décrit plus haut.
La quantité annuelle de coffrets étant rendue
par CQlabCALC® avec une décimale, il est possible, avant impression, d'arrondir manuellement le champ correspondant.
La rubrique ANTICIPATION DE
COMMANDE correspond au "repère visuel C". Une fois
ce repère atteint (ou la date limite indiquée), l'opérateur sait qu'il
doit immédiatement passer une nouvelle commande de CIQ.
La rubrique ANTICIPATION DE PERIODE
PROBATOIRE correspond au "repère visuel P". Une
fois ce repère atteint (ou la date limite indiquée), l'opérateur sait
qu'il doit immédiatement entamer la Période Probatoire du lot
suivant de CIQ.
Les "dates limites" indiquées sont
fondées sur la limite de validité des coffrets. Elles constituent une sécurité
supplémentaire, au cas où la fin du lot en service serait en léger sur-stock par
rapport aux prévisions initiales sur lesquelles fut basé le stockage. Ce peut être le cas notamment lorsque lors de la commande de CIQ, le nombre de coffrets
requis est arrondi au chiffre supérieur. Il est vivement recommandé de repérer ces dates de commandes sur un calendrier mural, de telle sorte qu'elles n'échappent pas à la vigilance des utilisateurs.
Ces indicateurs sont basés sur le délai moyen de commande et la durée d'exécution de la période probatoire propres au laboratoire.
L'intérêt majeur de ces indicateurs visuels est qu'ils apportent une aide à la fois immédiate et évidente aux opérateurs.
Ils constituent la garantie pour le
laboratoire de recevoir à temps ses nouveaux lots ET et de
pouvoir exécuter à temps, donc en toute conformité, ses Périodes
Probatoires.
Exemple N°1 : fiche de
stock avec aliquotage et sans consolidation
Mise en œuvre concrète de l'exemple N°1 dans un
stock :
Interprétation de cet exemple :
- Lorsqu'il reste 16 flacons (correspondants à
la préparation de 46 aliquotes) dans le dernier coffret de ce lot, et au
plus tard le 29/04/14, il faut passer commande.
- Lorsqu'il ne reste que 7 flacons (correspondants
à la préparation de 20 aliquotes), et au plus tard le 30/05/14, il faut
entamer la Période Probatoire du nouveau lot reçu.
Ces données sont suffisantes pour isoler la
fraction du stock correspondante, en entourant par exemple d'un élastique le nombre de flacons concernés, ou en les mettant dans une boite à part...
En situation d'aliquotage, les informations liées
aux repères visuels sont proposées en "nombre d'aliquotes", au
cas où le laboratoire préférerait positionner les repères sur son stock
d'aliquotes plutôt que sur les flacons.
Par ailleurs, si à l'issue d'une commande de CIQ
le laboratoire est amené à recevoir des coffrets d'un lot identique à celui
déjà en stock (lot N), il suffit à l'opérateur d'intercaler ces nouveaux
coffrets dans le stock de ce même lot, avant ceux portant les
repères visuels.
De même, si le laboratoire bénéficie d'une
livraison programmée de ses CIQ et s'assure d'avoir toujours un stock minimum
correspondant au minimum requis par le repère visuel P, et qu'il reçoit de
façon inattendue un nouveau lot de contrôle, il peut ainsi être certain d'avoir
le temps d'exécuter convenablement sa période probatoire sur le nouveau lot.
L'enregistrement dans la base documentaire du
laboratoire de la fiche complète d'évaluation des besoins éditée à partir de CQlabCALC®
suffit à démontrer sur quels critères chaque fiches de stock avec leurs
repères visuels ont été évaluées. Ce qui est donc en conformité avec les
exigences de la norme ISO 15189.
Note : lorsque le CIQ est utilisé sur
différents systèmes avec des nombres de passages par jour différents,
les délais requis pour l'exécution des périodes probatoires respectives sont
différents. Dans ce cas, des "repère visuel P" sont
alors rendus distinctement, pour chaque système :
Exemple N°2 : fiche de stock sans aliquotage et avec
consolidation sur 2 types d'automates
Vous pouvez imprimer la synthèse en cliquant sur le bouton prévu à cet effet, ou bien la copier (Sélection + clic droit/copier OU Sélection + Ctrl-C) pour coller les données dans un autre tableur EXCEL ou tout autre document propre au laboratoire.
Fonctionnalité dédiée aux fournisseurs :
CQlabCALC® permet aux fournisseurs de
générer une fiche spécifique,
regroupant les informations essentielles qu'ils ont tout intérêt à intégrer dans leurs
devis par un simple copier/coller.
Fiche fournisseur correspondant à l'exemple N°2
Accessoirement, cette fiche indique le volume de stockage requis pour chaque référence.
Vous pouvez imprimer la fiche fournisseur en cliquant sur le bouton prévu à cet effet, ou bien la copier (Sélection + clic droit/copier OU Sélection + Ctrl-C) pour coller les données dans un autre tableur EXCEL ou tout autre document propre au fournisseur (devis).
En présence d'une variété importante de CIQ et/ou de systèmes, l'onglet "synthèse" peut vous être très utile...
En présence d'une variété importante de CIQ et/ou de systèmes, l'onglet "synthèse" peut vous être très utile...